Posteado por: doceosoftware | octubre 5, 2011

El ahorro de costes

La situación económica actual ha obligado a todos los sectores a tomar medidas de ahorro de costes.

La competitividad del mercado y, la reducción de personal obliga a los trabajadores a hacer más trabajo con menos tiempo.

La gestión documental tiene mucha demanda al reducir los tiempos y costes de gestión y facilitar una gestión del conocimiento.

La digitalización de los documentos es un elemento imprescindible para poder alimentar o enriquecer la base documental y, esta debe estar diseñada de forma amigable para facilitar el trabajo de los usuarios pero ofreciendo el máximo de potencia tecnológica.

Una plataforma de digitalización de documentos debe permitir gestionar todo el ciclo de conversión del contenido físico a un contenido digital. El proceso pasa por diferentes fases y este historial del proceso proporciona información que enriquece el documento:

  1. Inicio de una sesión de escaneo, el usuario deberá identificar el modelo documental: se realizará una digitalización de facturas, albaranes (pueden haber más de 10, 20 o 100 tipos de documentos que se pueden o no agruparse en un modelo)
  2. El sistema debe saber que dependiendo del modelo documental debe realizar una lectura de códigos de barras, OCR, identificar el documento por su morfología, etc y debe guardar los tiempos de ejecución y los resultados obtenidos
  3. Se puede definir si el usuario debe validar algún documento, todos o únicamente los que cumplan una regla. En la validación se pueden introducir todos los meta-datos que se desee.
  4. Conectarse con el gestor documental de forma transparente y enviar el documento con toda la información requerida

Se permitirá al usuario que pueda visualizar todos los documentos procesados ​​o los que están en proceso, siempre y cuando tenga permisos.

La digitalización e incorporación de un documento en el sistema de consulta (gestor documental o sistema de ficheros) implica más de 2 minutos de proceso de forma manual, con un sistema automático, el tiempo se puede reducir a la mínima expresión.

Pero de hecho, el ahorro principal no se encuentra únicamente en la digitalización, que se hace sólo una vez por documento, si no las infinitas consultas posteriores que cómodamente y prácticamente en poco segundos, se realizan en el documento electrónico. Además de evitar las innecesarias fotocopias que llenan, días más tarde, todas las papeleras de la oficina.

Este es el principal objetivo de ahorro de la digitalización y gestión documental.

Enlace: www.doceosoftware.com

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